這讓我想起2013年哈佛商業評論中有篇標題「簡化組織7項策略」文章，談如何化繁為、提高工作效率。
我重新整理並歸納出6個重點，希望能大家工作上帶來幫助。
簡化作業一個起點，是擺脱規則和價值性作業活動。
大部分組織中會有這類浪費時間活動，例如，看看有多少人需要審查和簽核費用報告；或是產品出貨前，人員檢查檢查。
* 延伸閲讀：企業轉型關鍵解決方案：營運流程優化，推動流程改善5秘訣如果你可以排除一些工作，有時間去發掘客户而言，哪些是有附加價值作業，然後強化它。
推動化作業因素，應該是出於有內部或外部顧客增加附加價值。
因此，這個過程中有一個關鍵步驟，是積釐內部或外部顧客實際上需求，以及你可以採取什麼行動，讓他們。
比方説，有一位主管帶著他團隊拜訪客户工廠，讓同仁們看到客户實際使用他們產品情況，這樣他們會知道該如何改進創新產品。
簡化作業關鍵之一，需要瞭解和項目是什麼，並且項目加入簡化時，評估這個優先順序，然後採用公司資源，優先簡化。
確定你正在做對事情後，徹底根除核心流程中多餘或無附加價值步驟，然後利用流程創新10個手法，來流程、提高工作效率。
造成流程複雜問題之一，是大家往往明白指出做法，會產生這種現象情況是，人們願意質疑資深人員，那些資深人員是無意間造成了流程複雜，這可能是因為會議管理技巧、工作分配不明確或是其他管理習慣。
於所有事項同一處進行追蹤，因此領導者得以做出明智決策消除臨時流程和系統，並以核心訊息中心取代工作流程能夠提升團隊影響力及適應力以完成工作，而每次要造車。
公司組織結構上傾向增加管理層級，這導致經理人管理一、兩個人。
那種情況發生時，經理人會覺得有過問部屬做一切，藉此增加價值。
但這種做法加重了工作負荷，降低了部門士氣。
* 延伸閲讀：「流程圖」抓出問題！客户抱怨產品交期延誤，台積電主管教你怎麼做這個用語模稜兩可帶來了影響。
缺乏對工作流程明確瞭解會使工作本身變得模糊不清，進而導致效率問題。
舉例而言，知識工作者花費 .css-1h4m35h-inline-regular{background-color:transparent;cursor:pointer;font-weight:inherit;-webkit-text-decoration:none;text-decoration:none;position:relative;color:inherit;background-image:linear-gradient(to bottom, currentColor, currentColor);-webkit-background-position:0 1.19em;background-position:0 1.19em;background-repeat:repeat-x;-webkit-background-size:1px 2px;background-size:1px 2px;}.css-1h4m35h-inline-regular:hover{color:#CD4848;-webkit-text-decoration:none;text-decoration:none;}.css-1h4m35h-inline-regular:hover path{fill:#CD4848;}.css-1h4m35h-inline-regular svg{height:10px;padding-left:4px;}.css-1h4m35h-inline-regular:hover{border:none;color:#CD4848;background-image:linear-gradient(
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);}60% 時間處理工作附帶事務，像是搜尋資訊或追蹤工作狀態。
然而，每週有超過四分之一工作無法期限前完成。
雖然我們認真工作、整天孜孜矻矻，但不知為何無法達標且落後。
這什麼我們需要工作流程，並瞭解那是什麼。
明確認識工作流程並學習如何實施，將助您地組織團隊工作、達成專案目標，並建立恆而有流程應。
以下説如何辦到。
工作流程是一套端端的流程，時間結對人員和資訊，幫助團隊達成目標。
設定完成，工作流程能助您理解且可重複方式整理您資訊。
一個工作流程共有七個步驟，並分為三個階段：規劃、實行和檢視。
工作流程團隊和部門而言確實有效果。
若能妥善實行，它可以提供團隊需度，藉以地實現目標。
您建立工作流程對象可以是具有時效性並帶有終極目標計劃 (例如行銷活動、進員工到職計劃和採購計劃)，可以是重複流程和持續性工作 (例如內容行事曆、IT 請求和錯誤追蹤)。
儘管每個工作流程是獨一無二，但好比一組積木，所有工作流程使用同樣組件建立。
這些基本組件具有足夠靈活度因應任何團隊或組織需求，部分是編寫您關鍵業務流程，組織中搭建結構。
完成了這個部分，所有人知道下一步要做什麼以及專案各部份誰負責。
消除這種定性您專案帶來開創性發展。
於所有事項同一處進行追蹤，因此領導者得以做出明智決策消除臨時流程和系統，並以核心訊息中心取代工作流程能夠提升團隊影響力及適應力以完成工作，而每次要造車。
雖然制定工作流程費工，但定義且可重複流程是成長關鍵驅動力。
藉助工作流程，您得以消除工作附帶事務、緩解挫折感，並且提升度和參與度。
初期投資未來您節省大量時間和壓力。
眾皆知，即時、可行動深入解析可以提升團隊效率。
要獲得這些深入解析可能，這時，工作流程可以派上用場。
工作流程能時間結對人員和資訊。
此能夠提高專案內外可視度，故所有團隊成員能明確知道何項工作誰負責、期限為何，以及該工作何以。
確切來説，此層級可視度有助於：地規劃及分配資源，並需要擴大或縮小工作規模取得專案流程鳥瞰檢視，藉以瞭解、標定和診斷問題所在工作流程透過工作請求接收表單、商業流程自動化和範本化專案流程進行編碼。
藉由自動結對人員和資料，效率和生產力得以提升。
工作流程能消除工作附帶事務加快團隊速度。
取得了度，團隊能專注進行、最具影響力工作。
除此之外，整合業務工具可以提升資訊透明度，進而減少內容之間切換需求。
建立工作流程，您可能會需要合併種類業務流程。
以下介紹工作流程和其他業務流程處。
商業流程一系列任務組成，而企業流程管理 (BPM) 是一套高效率方式分析和改善商業流程做法。
工作流程管理是 BPM 一部分，可瞭解及可重複方式組織資料，且於三件事：規劃、執行、審查。
有工作流程是可複、可使用商業流程。
核 (或待辦) 是一份，上面列出您需要完成事項。
核中任務包含了來自計劃工作，但欠缺任何順序，因此業務流程來得。
您可以核對納入工作流程一部份加以使用，確保所有事情萬無一失。
核和工作流程是而工具，合併使用時，能助您團隊完成出色工作。
若有需要，所做出改變會記錄下來。
延伸閱讀…
甘特圖是一種可視化專案管理工具，專案時間軸水平條圖形式呈現。
甘特圖中每一個條形代表流程中一個步驟，條形長度表示該項工作所需時間。
甘特圖是視覺專案管理工具，常用於追蹤活動計劃或產品發表這類具有時效性行動。
您可以使用工作流程將專案轉變可重複流程，以供未來工作利用。
如果您活動計劃或者產品發表建立了工作流程，合併使用甘特圖和其他可視化專案管理軟體 (例如工作流程看板) 能助您地達成目標。
流程圖是一種循序將流程步驟可視化方法。
例如，流程表可以呈現專案五階段之間關聯性，或者幫助您可視化某個專案造成影響因果關係。
高階工作而言，將工作流程七個步驟流程圖或工作流程圖可視化方式呈現有幫助。
工作流程主要步驟有了瞭解後，您可以利用即時共享工作管理平台將流程付諸實行。
工作流程是工作管理一項關鍵要素。
事實上，工作管理工具能讓您鬆組織團隊或部門工作流程，藉以協調組織中各個層級人員工作。
歸根結底，工作流程能替工作管理提供動力，保所有人具備完成工作所需資訊。
工作管理是一套系統化方法，於協調組織工作流程，進而提供團隊需要度，以便地實現其目標。
其於協調組織中各個層級人員工作，確保每個人具備所需訊息，得以完成最具影響力工作。
我們深入探討定義工作流程優勢以及如何建立您自己工作流程之前，請看看以下幾個工作流程範例。
優先排序和資源分配：該請求傳送適合團隊。
例如，若這是銷售請求，其會傳送 Salesforce 以供銷售部門進行分流。
或者，支援和回饋會發送使用 Asana 這類工作管理工具內部團隊。
追蹤：即時性整合能夠將團隊之間工作簡化及自動化。
Asana Zendesk 整合這類整合工具保團隊擁有工作所需資訊，因此無需手動向團隊通告資訊，工具之間複工作。
取得核准：解決方案客服團隊發送回客户端。
若有需要，所做出改變會記錄下來。
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如果該請求未能充分解決，那麼團隊會返回第四步驟 (開發和檢閲) 進行回顧。
成果回報：此回覆事件視為整體工作流程一部份予以追蹤，藉以評估顧客回饋工作流程整體影響。
概念構思和資訊收集：整個團隊齊聚一堂，宣傳活動發想集思廣益。
請求接收：專案領導人其團隊協作，該宣傳活動所需所有創意資產建立簡報，例如圖像、動畫、影片、內容資產。
優先排序和資源分配：專案領導人檢視宣傳活動每個部分，以便專案和任務安排優先順序之前瞭解各個項目如何搭配。
接著，專案領導人會建立一份主要宣傳活動行事曆做階概覽，使每位團隊成員得以瀏覽所有進行中活動事項。
開發和檢閲：計劃緒後，您可以下「啟動」鈕，開始製作創意資產。
外部貢獻者和團隊成員此展開行動。
如果創意資產需要多工作投入，工作流程會回到創意資產製作階段。
追蹤：團隊進行工作同時，專案領導人會透過工作管理平台監控專案。
如果團隊成員遇到問題或專案可交付項目發生延遲，他們會介入並排除工作阻礙。
取得核准：若一切看似無虞，專案領導人會核准工作，宣傳活動即正式上線。
成果回報：不論宣傳活動是成是敗，總是有很多可以學習處。
專案領導人深入研究資料並訪談團隊成員，挖掘有哪些工作甚佳，而哪些則有待改進。
請求接收：團隊領導人、團隊成員，以及關鍵專案關係人合作，發想接下來設定什麼目標。
優先排序和資源分配：團隊領導人下個目標週期草擬一套目標。
理想上，每個目標應該有助於其上一層目標，從而建立度和一致性。
開發和檢閲：團隊成員明白他們目標是什麼，工作能啟動。
利用工作管理平台，他們得以將工作泛的目標聯繫起來，讓所有人什麼工作具重要性。
追蹤：團隊進行工作時，領導人會負責監控他們進度。
如果進展或截止日期推遲，領導人會介入並排除阻礙。
團隊領導人和成員應透過工作管理平台提供定期進度。
取得核准：團隊成員工作做後收尾。
經理進行查看，並需要予以核准或請求變更。
成果回報：每一個週期結束後，團隊領導人檢視設定目標。
他們會深入研究此目標週期中哪些部分、哪些不彰。
將來設定目標時，團隊能加倍發揮優勢，同時補強弱點。
您可以這七個步驟視工作流程範本，於影響力提升到，同時盡可能減少工作附帶事務。
工作流程提供了一個架構，讓您團隊能夠採取行動，每次開始專案時花費數時、數天時間收集資訊、參加不必要會議和進行複性溝通。
工作流程七個步驟您團隊提供了啟動工作所需資料、資訊和資產。
它能建立行動計劃，確保團隊所有成員瞭解需要完成哪些工作以及截止日期。