會議紀要撰寫指南
引言
撰寫會議紀要是一項重要的工作技能，它有助於記錄會議內容、追蹤決策，並為未來的決策提供參考。本文將深入探討會議紀要撰寫的關鍵步驟和最佳實務。
會議記錄的定義
會議記錄是對會議期間所有事項的書面摘要，重點記錄討論內容、提案、決議和後續行動。
會議記錄員的任務
會議記錄由指定成員負責，其任務包括：
- 預先規劃：與會議主席共同制定議程，確保筆記記錄和會議紀要的架構。
- 會議期間：專注於記錄會議內容，確保完整性和準確性。
- 會議結束：收集所有必要資源，以撰寫清晰簡潔的會議記錄。
會議紀錄的構成
會議紀錄通常包括以下部分：
| 部分 | 內容 |
|---|---|
| 標題 | 會議名稱、日期、地點 |
| 正文 | 會議討論內容、提案、決議 |
| 主送 | 會議記錄發送對象 |
| 抄送 | 會議記錄抄送對象 |
會議紀要撰寫步驟
1. 修改與檢查：會議記錄完成後，應檢查所有內容的準確性和簡潔性。
2. 使用統一格式：採用標準的會議紀要格式，確保一致性。
3. 及時分享：會議記錄應及時與所有參與者分享。
4. 保存記錄：將會議記錄儲存在安全的地方以備後續參考。
5. 考慮線上平台：利用線上平台進行分享和協作，促進團隊間的溝通。
6. 運用模板：善用現成的會議紀要模板，簡化撰寫過程。
7. 保持客觀性：會議紀要應客觀反映會議內容，不應加入個人意見。
8. 會議前規劃：會議開始前完善議程，確保會議筆記和紀要準確性。
9. 會議中專注記錄：指定專人專注記錄會議內容，避免參與討論。
10. 會議後收集資源：整理會後所有相關資料，確保會議紀要內容完整。
結論
撰寫會議紀要是職場中至關重要的一項技能。遵循本文提供的關鍵步驟，您可以撰寫出清晰簡潔的會議紀要，有效記錄會議內容，促進團隊合作和決策制定。
紀要
紀要的定義
紀要是一種記錄特定會議、會議或活動中所討論和決定的文件。它通常由指定的人員編寫，例如秘書或記錄員，並在會議結束後分發給與會者。紀要的目的在於提供會議重點的精簡摘要，讓與會者和缺席者都能瞭解會議內容。
紀要的架構
紀要的架構可能會有所不同，具體取決於會議的類型和目的。然而，一般而言，紀要通常包含以下部分：
- 會議資訊：包括會議名稱、日期、時間和地點。
- 與會者名單：出席會議的人員姓名。
- 缺席者名單：未能出席會議的人員姓名。
- 議程：討論事項的順序。
- 重點討論摘要：會議中每個議程項目討論的精簡摘要。
- 決議：會議中通過的任何決議或行動事項。
- 下次會議日期（如有）：下一場計畫會議的日期。
紀要的編寫指南
撰寫紀要時，應遵循以下指南：
| 指南 | 描述 |
|---|---|
| 客觀性 | 紀要應客觀且不帶偏見地記錄會議。 |
| 精簡性 | 紀要用詞精簡，重點呈現會議重點，避免冗長。 |
| 準確性 | 紀要應準確記錄所討論的內容和決定的內容。 |
| 時間順序 | 紀要應按會議的時序順序編寫。 |
| 使用直接引語 | 重要或有爭議性的發言應使用直接引語記載。 |
紀要的用途
紀要有多種用途，包括：
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辭典檢視[紀要: ㄐㄧˋ ㄧㄠˋ] – 教育部重編國語辭典修訂本
紀要- 教育百科| 教育雲線上字典
- 為與會者提供會議重點的紀錄。
- 讓缺席者瞭解會議內容。
- 作為會議討論的正式記錄。
- 為後續行動提供參考依據。
- 改善未來會議的規劃和執行。
紀要的格式範例
| 區段 | 內容 |
|---|---|
| 會議資訊 | 會議名稱：業務部季度會議 日期：2023 年 3 月 10 日 時間：下午 2:00 至 4:00 地點：公司會議室 B |
| 與會者名單 | 李經理、王副理、陳主任、張專員 |
| 缺席者名單 | 無 |
| 議程 | 1. 上季業務報告 2. 本季業務計畫 3. 客户回饋討論 |
| 重點討論摘要 | 上季業務報告：李經理報告上季業績達到目標，但毛利率略有下降。本季業務計畫：王副理提出本季業務計畫，目標為增加營業額 10%。客户回饋討論：陳主任提出客户回饋意見，建議改善產品品質。 |
| 決議 | 1. 加強產品品質管制。 2. 檢討上季成本控管措施。 |
| 下次會議日期 | 2023 年 6 月 9 日，下午 2:00 |