身份證副本處理在個人資料保護方面扮演著關鍵角色。當今社會，個人的身份證明文件被廣泛應用於各種場合，包括購物、申請服務以及進行線上交易等。因此，如何安全有效地處理身份證副本成為了當務之急。本報告將探討身份證副本處理的安全性，以及現行做法可能存在的漏洞和風險。
- 限制副本的使用：只在必要時提供副本，並儘量避免在公共場合或不可信任的網站上洩露副本。
- 加密副本：如果身份證副本是電子形式，應使用密碼或其他加密方式來保護。
- 監控使用：在提供副本時，要注意對方如何使用和處理副本，避免被濫用。
結論
身份證副本作為身份驗證的一種方式，可以在許多場合提供便利。然而，在使用過程中，需要注意個人隱私和安全問題。只有在必要的時候提供副本，並採取相應的措施來保護副本不被盜用，才能確保個人身份的安全。
在保護個人資料私隱方面，實務守則為資料使用者提供了實務性的指引，特別是涉及身份證號碼及副本，以及其他可識別個人身分的特定代號的使用。當資料使用者因特定用途而收集身份證資料時，這些資料只能用於該指定用途，且在使用後應予以銷毀。此外，資料使用者應採取足夠的保安措施，以確保資料的安全。對於身份證副本，實務守則建議在影像上加上“副本”字樣，並以機密文件形式處理，在不使用時應妥善存放在上鎖的文件櫃或安全地方。
隨著技術的進步和成本的降低，指紋資料的身份識別應用日益廣泛。為了規範使用這些敏感資料，公署修訂了《收集指紋資料指引》。除獲得法律授權外，資料使用者不得強制任何人提供身份證號碼或副本。在實務守則允許的情況下，資料使用者可要求個人提供身份證號碼或副本，例如在樓宇內活動監察、保安等情況下。實務守則特別指出，在某些情況下（如無法安排保安員全程陪同），保安員可記錄訪客的身份證號碼，但應採取適當的保安措施，以保護登記冊內的資料隱私。
在身份證號碼或副本的收集和使用上，實務守則提出了以下要求和建議：
– 除法律授權外，不得強制要求提供身份證號碼或副本。
– 在實務守則允許的情況下，可要求提供這些資料，例如在樓宇內活動監察、保安等情況下。
– 建議在一般情況下，訪客登記冊內的資料不應保留超過一個月，除非有充分的理由（如用於舉證或協助警方調查不法活動）。
對於上述事項，個人資料私隱專員公署提供了更詳細的指引，建議參考《保障個人資料私隱：物業管理指引》以獲得更多資訊。
關於提供身分證號碼及副本之處理
- 如閣下不願意提供身分證號碼，建議可與資料使用者協商，尋求其他合理且雙方均可接受的方式，以識別您的身分。例如，您可以請資料使用者信任的第三方協助進行身份驗證。如果資料使用者無合理解釋就拒絕接受其他替代方案，可能違反了實務守則。
- 與限制記錄身分證號碼相比，實務守則對收集身分證副本設定了更嚴格的規定，因為隨身攜帶身分證副本可能會面臨更大的詐騙或其他濫用風險。因此，這為您提供了充分的理由來質疑資料使用者為何需要提供身分證副本。
- 實務守則要求資料使用者在保留的身分證影印本上加上「副本」的字樣，且該字樣需跨越整張身分證影像。唯一可能的例外情況是，當影印本將轉換為其他形式（如縮微膠片）時，則不需要遵守上述規定。
- 如果閣下親自提供身分證影印本給資料使用者，您可以堅決要求對方在閣下面前在影印本上加上「副本」的字樣。
| 原則 | 建議行動 |
|---|---|
| 限制記錄身分證號碼 | 如不願提供，可尋求其他身份驗證方式。 |
| 嚴格限制收集身分證副本 | 質問資料使用者提供副本之必要性。 |
| 影印本加註「副本」字樣 | 堅持在您面前完成加註動作。 |
請注意，以上信息僅作為一般性指南，不應視為法律建議。具體情況可能需要適當的法律意見。
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不能強制任何個人提供身分證副本- 私隱條例 – PCPD
使用身分證號碼及身分證副本 – Family CLIC
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9. 當我提供身分證號碼或身分證副本給其他人時
使用身分證號碼及身分證副本
